Globalna podjetja in globalni posli so prinesli potrebo po številnih službenih poteh. Nekoč je bila službena pot privilegij, v zadnjih letih pa so službene poti postale pogoste in prinesle tudi številna tveganja. To se je pokazalo tudi na začetku pandemije, ko se je novi koronavirus tudi zaradi službenih potovanj hitro razširil po svetu.
Čeprav je epidemija pokazala, da se marsikateri sestanek lahko odvije tudi na daljavo, so se službene poti marsikje nadaljevale takoj, ko so se lahko. A pri službenih potovanjih je treba biti pozoren tudi na druga tveganja, ne le na nalezljive bolezni.
Je službena pot res potrebna?
Mnogi poslovneži bodo brez trohice dvoma potrdili: službena srečanja v živo so ključna za uspeh posla. Kljub porastu števila videokonferenc v letu 2020, nihče ne more trditi, da so v celoti lahko nadomestile pristna poslovna srečanja.
Na videokonferenci smo lahko zelo učinkoviti: pripravimo si dnevni red, se pogovorimo o vsaki točki posebej in pridobimo informacije, ki jih druga stran želi razkriti - ali obratno. A videokonference ne morejo nadomestiti stiska roke ali neverbalne komunikacije, ki razkrije, ali sogovornik morda nasprotuje delu našega predloga ali pa se mu nek del zdi še posebej pomemben.
Prav tako videokonferenca ne omogoča tistega formalnega druženja pred ali po sestanku, ki običajno razkrije še veliko več. Digitalno druženje ne nudi izgovorov za večerjo "ker smo ravno v tujem mestu" in nenazadnje ne ponudi vpogleda v kulturo, v katero prodajamo svoj izdelek ali storitev.
Število poslovnih poti bo zato verjetno še naprej raslo. Vseeno pa bo treba na varnost še posebej paziti.
Zavedajte se tveganj, ki lahko spremljajo službeno pot
Pred vsakim potovanjem pomislite, kaj vse lahko gre narobe. Vsaka varna službena pot se namreč začne s skrbnim načrtovanjem. V to mora biti vpleteno podjetje, ki zaposlenega napoti, pa tudi zaposleni sam. Ne glede na to, ali gre za prodajalca ali člana uprave.
Najbolje, da imate v podjetju pripravljena pravila in seznam stvari, ki jih je pred službeno potjo potrebno preveriti. Čeprav ste na isto destinacijo poslali prejšnji teden direktorja, to ne pomeni, da bo pot enaka, ko boste poslali prodajalca. Pomembno je, da pripravite oceno tveganja za vsako službeno potovanje.
Ni treba, da vsakič "odkrivate toplo vodo". Dosleden in sistematičen postopek vam bo prihranil veliko časa in stresa. V postopek vključite dodatne previdnostne ukrepe, ki jih je treba sprejeti v primeru nepredvidenih situacij. Presodite tudi, kdaj so tveganja prevelika in je službeno pot morda bolje preložiti.
Zaposleni so ključni za varnost službenega potovanja
Za začetek zaposlene podučite o splošnih ukrepih za varnost na potovanju in nato še o posebnostih bližajočega se službenega potovanja. Takšno izobraževanje lahko pripravite vi in zaposlenim pojasnite, kaj lahko sami storijo za svojo varnost na poti. Če bo moral zaposleni potovati v državo, kjer je tveganje večje ali pa je kultura močno drugačna, je priporočljivo, da se pred odhodom pogovori z nekom, ki državo, kamor potuje, dobro pozna.
Poleg tovrstnega izobraževanja je dobro, da pripravite tudi splošne napotke za večjo varnost med potovanji, ki bodo zaposlenim vedno prišla prav. Ti naj zajemajo nasvete o tem:
- kako izbrati zanesljive ponudnike,
- kako skrbeti za varnost podatkov, ki jih zaposleni nosi sabo, in
- kako skrbeti za varnost digitalnih naprav.
Poskrbite, da bodo imeli zaposleni te informacije pri roki ves čas potovanja. Pri tem ne pozabite v to vključiti kontaktnih podatkov o slovenskem veleposlaništvu v državi, kamor potujejo, in dostopa do aktualnih vladnih informacij in opozoril glede potovanj.
Koristne povezave
- Epidemiološko stanje v drugih državah in drugi predpisi, povezani s prehajanjem meja, na gov.si.
- Prijava potovanja v tujino za namene zagotavljanja konzularne zaščite.
Varnost nastanitve je pomemben del službene poti
Vaši zaposleni bodo na službeni poti vsak dan vsaj sedem do osem ur preživeli v postelji. Omogočite jim prilagodljivost in dovolj visoka sredstva, da lahko izberejo sodoben, dobro ocenjen hotel v varni soseski. Ne pozabite: ne gre le za to, da se zaposleni počuti dobro. Če bo poslovni partner izvedel, da biva v slabem hotelu, bo to na podjetje vrglo slabo luč.
Stroški zagotavljajo varnost, ne razkošja
Poleg prenočitve je pomembno tudi, da ima zaposleni dovolj sredstev za kakovostno in varno prehrano ter prevoz. Ponekod javnih prevoznih sredstev ne bo mogoče uporabiti zaradi varnosti ali zamudnosti, drugje so nevarne taksi-službe. Včasih je zaradi odročnosti cilja edina smiselna izbira najem vozila. Tudi takrat mora imeti zaposleni na razpolago dovolj sredstev, da si zagotovi varno prevozno sredstvo.
Pri načrtovanju stroškov upoštevajte vse potrebe zaposlenih in ne pozabite na nepredvidene stroške. Zaposleni bodo na potovanju resnično varni samo, če bo potni nalog vseboval vse elemente, ki so potrebni za njihovo varnost in brezskrbnost na poti.
Bolezen predstavlja večje tveganje kot kriminal
Ko razmišljamo o varnosti potovanja, marsikdo najprej pomisli na tatvine in morebitne napade, ki pretijo potnikom na njihovi poti. Vendar pa je veliko večja verjetnost, da zaposleni na službeni poti zboli ali doživi nesrečo.
Preventivno vedenje je pomembno. Seznanite jih z vsemi zdravstvenimi tveganji in priporočenimi previdnostnimi ukrepi v državi, kamor potujejo. Kako je s pitno vodo? Katerim restavracijam se je pametno izogibati? Poskrbite tudi, da bodo pravočasno opravili vsa priporočena cepljenja.
Zagotovite zavarovanje za zaposlene na službeni poti
Česar ne morete zagotoviti preventivno, pa vam lahko pomaga rešiti zavarovanje. Vaše standardno zavarovanje odgovornosti delodajalca morda ne krije daljših službenih poti zaposlenih v tujino. Da bi se izognili morebitnim nevšečnostim, se o tem pravočasno pozanimajte in sklenite vsa potrebna zavarovanja za vse zaposlene, ki jih boste poslali na službeno pot. Katera zavarovanja morate preveriti?
1. Zavarovanje v tujini z asistenco: Poskrbite, da ima zaposleni sklenjeno kvalitetno zavarovanje v tujini z asistenco, ki mu bo omogočalo hiter dostop do zdravstvenih in ostalih storitev v slovenskem jeziku 24 ur na dan, vse dni v letu. Če zaposleni potuje po Evropi, ne bo odveč, če si priskrbi tudi brezplačno evropsko kartico zdravstvenega zavarovanja. Če bi zbolel za COVID-19, mu že ta omogoča dostop do nujne zdravstvene oskrbe v evropskih bolnišnicah v državah, v katerih ima Slovenija sklenjen dogovor.
2. Nezgodno zavarovanje: če so vaši zaposleni veliko na službenih poteh tudi po Sloveniji, je nezgodno zavarovanje nepogrešljivo. Zavarujete lahko vse zaposlene ali pa le tiste, ki so bolj izpostavljeni. Prav tako lahko izbirate ali bo zavarovanje omejeno na delovni čas ali neomejeno. Nesreča nikoli ne počiva - tudi na poti ne.
3. Kolektivno zavarovanje Specialisti z asistenco: Če se na poti karkoli zgodi, bo z zgornjimi zavarovanji zaposleni dobil primarno oskrbo. Kaj pa okrevanje po vrnitvi domov? Na službeno pot običajno pošljete svoje najboljše zaposlene, zato boste želeli, da čim prej okrevajo in se hitro vrnejo na delovno mesto. To jim lahko omogočite le s hitrim dostopom do diagnostičnih preiskav in zdravnikov specialistov.
Izogibajte se nenujnim službenim potovanjem
Najbolj varna službena pot je tista, ki se ne zgodi. Dejstvo je namreč, da so pogosta službena potovanja naporna, kar lahko vpliva tudi na duševno zdravje zaposlenih. Zato vseeno precenite, kdaj je pot res potrebna. Redna srečanja s klientom so gotovo koristna, a morda ni nujno, da se zgodijo vsakih 14 dni in bo tudi mesečno dovolj. Vmesno usklajevanje pa se uredi prek videokonference.
Tako se boste izognili polovici poti. Vaši zaposleni bodo redkeje izpostavljeni nevarnosti, podjetje pa bo prihranilo.
